Les logiciels de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur sont de véritables investissements stratégiques pour pérenniser votre organisation de maintenance sur le long terme. Correctement configurée à votre activité, une GMAO va significativement simplifier les activités de gestion quotidienne de votre service technique.

Les organisations qui pensent correctement leur outil de GMAO notent des améliorations notables en maitrise de leurs coûts directs de maintenance (main d’œuvre et pièces utilisées) mais également en efficience des lignes de production. Le logiciel de GMAO sert régulièrement de support pour répondre aux exigences de sécurité (par exemple en intégrant les permis de travail) et de qualité.

Le choix d’une GMAO adaptée aux besoins de l’organisation est donc crucial car il va déterminer la structure de l’outil qui va vous accompagner pendant plusieurs années. Il existe de nombreux logiciels de GMAO disponibles sur le marché et dont les différences sont parfois difficiles à matérialiser.

Que coûte un logiciel de GMAO ?

Les coûts de licence

Avant de discuter du coût d’une GMAO, il faut savoir que deux méthodes de financement sont généralement considérées. La première fonctionne sous forme de licence classique pour l’obtention et l’exploitation du logiciel. Elle est surtout intéressante pour les organisations très larges, qui souhaitent s’approprier le logiciel avec beaucoup d’utilisateurs.
La seconde méthode de financement est également la plus répandue : il s’agit d’une facturation par utilisateur, par mois d’utilisation. Comme son nom l’indique, ce système SaaS (Software as a Service) va mensuellement facturer au client le nombre de licences utilisateurs réellement déployées par ce dernier.
Les GMAO les plus rudimentaires coutent moins de 50€ par utilisateur par mois. Selon les fonctions requises par l’entreprise, le coût d’une GMAO plus perfectionnée représentera environ 150€ par utilisateur par mois.

La formation

La plupart des vendeurs de GMAO proposent une formation basique à distance avec l’implémentation de leur logiciel. Il est recommandé de bien penser votre stratégie de formation avant de commander votre GMAO. La nomination d’un super-utilisateur dans votre organisation interne est souvent une voie à prioriser. Le planificateur de maintenance est la personne la mieux désignée à ce rôle. La formation de ce super-utilisateur peut être facilitée par la présence du formateur sur site, pendant un ou plusieurs jours.
Selon les frais de transport et de logement, le coût de la formation personnalisée représentera un coût unique compris entre 2.000 et 5.000€.

Installation et déploiement

Deux technologies de déploiement sont disponibles sur le marché : les GMAO installées sur des serveurs locaux (du client) ou les GMAO accessibles via un cloud. Clairement, la première solution tend à disparaitre pour laisser place aux GMAO hébergées de manière centrale par le fournisseur. Les avantages sont un moindre coût pour le client (pas besoin d’investir dans de l’infrastructure informatique), une garantie de dépannage plus rapide et la certitude de bénéficier toujours de la dernière mise à jour du programme.
Les coûts de déploiement reprennent également tout le paramétrage de la GMAO pour l’ajuster aux réalités de l’entreprise client.
Selon les fournisseurs, ces coûts (uniques) varient de l’ordre de 5.000 à 15.000€.

Maintenance

La maintenance de la GMAO est généralement intégrée dans les coûts de licence du logiciel. Il est cependant utile de s’en assurer auprès du fournisseur.

Comment réduire les coûts d’une GMAO

Pour des petites et moyennes entreprises, il existe plusieurs façons de limiter le coût d’une GMAO sans compromettre la qualité des informations exploitées. Tout d’abord, il est primordial de bien penser son projet et d’acquérir une GMAO ajustée aux fonctions dont l’entreprise a réellement besoin. L’achat de fonctions non-utilisées par l’entreprise sont un coût qu’il faut éviter.

Sélectionner le modèle de licence par utilisateur par mois garantit également de limiter le coût aux nombres de personnes qui vont effectivement utiliser l’outil.

Conclusion

Sélectionner et paramétrer une GMAO aux besoins de votre organisation est un challenge important pour toutes les activités de l’entreprise. Il doit cependant être réalisé en accord avec une stratégie de maintenance opérationnelle ET organisationnelle limpide et cohérente. Démarrer un projet d’installation d’une GMAO est sans doute le moment idéal pour évaluer l’ensemble de votre organisation de maintenance aux bonnes pratiques de l’industrie…